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Las reuniones conforman un valioso instrumento de comunicación y de integración social dentro de las organizaciones, ya que permiten el intercambio de ideas y de opiniones entre los asistentes, favorecen la circulación rápida de la información y propician la resolución de problemas.

Sin embargo, las reuniones también pueden ser una fuente de pérdida de energía, de tiempo y de dinero, cuando no se han preparado adecuadamente, o cuando no se desarrollan de una forma eficaz, generando de este modo ineficacia y sentimiento de «reunionitis».

Entendemos por reunión eficaz aquel instrumento de trabajo en equipo donde distintas personas se reúnen para tratar un tema o cuestión a través de la comunicación directa y de forma eficiente.

Sin embargo, no siempre resultan efectivas, ya que, en muchas ocasiones, las empresas no cuentan con un espacio óptimo para celebrar estos encuentros, los miembros están distribuidos en distintas zonas geográficas y no pueden acceder a dicha reunión, no existe claridad en los objetivos, no se tiene a mano la información necesaria para nutrir los argumentos expuestos, etc.

Por eso, contar con herramientas de organización es algo que todas las compañías deberían hacer en algún momento, pero ni todas las herramienta son iguales ni tampoco resuelven los mismos problemas.

En las empresas, cada minuto cuenta. A medida que va aumentando el número de personal en la misma, es importante organizar reuniones, optimizarlas y aumentar la productividad laboral. Sin embargo, con el paso de los años, muchas organizaciones han ido adoptando pequeñas soluciones informáticas que les permitían salir del paso en multitud de procesos, como un simple calendario organizativo en una hoja de cálculo de Excel.

Este tipo de soluciones pueden ser efectivas a corto plazo, pero conforme vaya aumentando el número de clientes, personal y documentos, más complicado será organizar las reuniones. Así que, estas son las razones por las que debes apostar por su eficacia: